Wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden muß, um als betriebsprüfungsfest beurteilt werden zu können, ist faktisch ein Dauerthema im Verhältnis Steuerbürger und Finanzamt. Ebenso werden die Finanzgerichte nahezu ständig mit dieser Thematik konfrontiert.

Wenn zusätzlich bedacht wird, dass der Betriebsprüfer seine Feststellungen meistens Jahre später nach der betreffenden steuerlichen Veranlagung trifft, und dies dann in der Regel gleich für mehrere Jahre, im Allgemeinen für die letzten drei Veranlagungsjahre, dann sind die finanziellen Folgen bei der Nichtanerkennung eines Fahrtenbuches oftmals erheblich.

Im Ergebnis wäre also der erbrachte Zeitaufwand der vergangenen Jahre für die Führung eines Fahrtenbuches vergeblich geleistet worden. Zusätzlich kämen in einem solchen Fall die erheblichen Steuernachzahlungen aus der Anwendung der sog. 1% - Regelung noch hinzu, und dies dann auch gleich für mehrere Jahre.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in diesem Zusammenhang kürzlich entschieden, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel einer jeden Fahrt enthalten muss, wobei die Angabe allein des Straßennamens nicht ausreicht.

Vielmehr müssen der jeweilige Ausgangspunkt sowie der Endpunkt für jede einzelne Fahrt im Fahrtenbuch direkt aufgenommen worden sein. Dies bedeutet die genaue Angabe der jeweiligen Ausgangs- und Endadresse. Ebenfalls ist dabei die konkret besuchte Person, zum Beispiel der Kunde, anzugeben.

Die Entscheidung trägt das Aktenzeichen VI R 33/10 und ist am 01. März 2012 verkündet worden. Die Veröffentlichung erfolgte am 23. Mai 2012 mit Pressemitteilung Nr. 36 des BFH.

Zusätzlich sollte das Fahrtenbuch im Wege direkter Eintragungen gleich bei jeder Fahrt noch folgendes enthalten:

• Datum der Fahrt
• Zweck der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Kilometeranzahl der Fahrt
• Konkrete Reiseroute
• Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
• Familienheimfahrten
• Privatfahrten (nur gefahrene Kilometer angeben)

Weiter ist zu beachten, dass das Fahrtenbuch als eine geschlossene Einheit, also etwa in einem Buch - mithin keine einzelnen Blätter - und zeitnah zur jeweiligen Fahrt zu führen ist, also nachträgliche Eintragungen oder Änderung nicht mehr möglich sind.

Bei dieser Gelegenheit wird noch einmal darauf hingewiesen, dass ein mit dem Programm MS - Excel geführtes Fahrtenbuch in diesem Sinne nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird.

In die gleiche Richtung geht es bei Verwendung elektronischer Fahrtenbücher.

Deshalb die höfliche wie nachdrückliche Empfehlung an jede/n Betroffene/n: Führen Sie Ihr Fahrtenbuch handschriftlich! Machen Sie sich diese Mühe und unterschätzen Sie die Bedeutung der Handschriftlichkeit nicht!

Auch in den Fällen, in denen von vornherein so gut wie feststeht, dass die 1% -Regelung angewendet werden soll, empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuches während des Jahres.

Da Sie nämlich jedes Jahr zwischen einer der beiden Methoden wählen können (bei einer mehr als 50%igen betrieblichen Nutzung), können Sie auf diese Weise am Jahresende selbst ermitteln, was sich steuerlich günstiger auswirken würde.

Interessant ist die Anwendung der Fahrtenbuchmethode (im Gegensatz also zu der 1% - Regelung) dann, wenn das betriebliche Fahrzeug so gut wie überhaupt nicht privat benutzt wird.

Wird das Fahrzeug dagegen so wie gut wie gar nicht betrieblich genutzt (liegt also die private Nutzung nahe an der 50% - Grenze), dann empfiehlt sich die 1% -Regelung.

Dies gilt auch in den Fällen, in denen der Listenpreis des Fahrzeugs niedrig ist.

Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich in der Regel dagegen auch in den Fällen eines gebraucht gekauften Fahrzeugs, das bei Erstzulassung einen vergleichsweise hohen Listenpreis hatte. Denn dann würden sich die tatsächlichen Fahrzeugkosten jedenfalls teilweise als den steuerlichen Gewinn mindernd auswirken. Dies wäre bei der 1% - Regelung wegen des zu berücksichtigenden hohen Listenpreises oder in den Fällen der Kostendeckelung nicht der Fall.